Электронная переписка

Электронная переписка

Даже устроившись перед экраном компьютера в домашних тапочках с чашкой кофе, не стоит забывать о правилах вежливого общения.

Отношения и стиль общения по e-mail определяются статусом собеседников, темой и продолжительностью переписки. Хорошо знакомым людям допустимо общаться в разговорном режиме: поздороваться достаточно один раз. не тратя время на формализм «здравствуйте, еще раз», однако, закончив беседу или выключая компьютер, стоит предупредить об этом собеседника.

Составляя сообщение, не рекомендуется отказываться от правил грамматики и пунктуации, особенно в деловой переписке или обращаясь к старшим и уважаемым людям. Опечатки, сокращения и небрежное отношение к знакам препинания могут оказаться серьезной ошибкой и исказить смысл написанного.

Обращение в электронном виде к официальному лицу, деловому партнеру или старшему по возрасту предполагает, как и в обычном письме, указание имени, отчества и фамилии, чина и титула, обращения «уважаемый». В процессе переписки допустимо упростить формальность общения, но стоит помнить, что подобные изменения отражают изменения в отношениях и общение по телефону или лично будет происходить далее по новой форме.

Вступая в переписку с коллегами или в интернет-сообществе, изучите лексикон и стиль поведения общающихся. На форумах и в чатах люди уделяют меньше внимания орфографии и пунктуации, чем. например, в сетевой конференции.

Не отказывайтесь от слов «спасибо» и «пожалуйста». Хотя бы кратко поблагодарите за присланную информацию.

Случайно нажав не на ту кнопку, вы рискуете отправить незаконченное сообщение. Перед отправлением почты еще раз уточните адрес получателя. Не ленитесь заполнять строчку «Тема сообщения», она поможет получателю сориентироваться. Название темы должно кратко, но понятно объяснять смысл сообщения. Если вы отправляете статью в журнал, пометки «материал в номер» или «статья» недостаточно, добавьте тему или имя автора.

Не составляйте весь текст в верхнем регистре, большие буквы раздражают читающего и похожи на «крик в эфире». Не пишите текст сообщения и только в нижнем регистре, подобные сообщения трудно читаемы и невыразительны.

Не используйте восклицательные знаки, сообщающие получателю о важности сообщения, без необходимости. Смайлики не только не приветствуются, но и запрещены в деловом письме. В личной переписке их использование зависит от обоюдного желания переписывающихся.

В целях безопасности не доверяйте электронной почте номера и коды кредитных карт, а также другие важные данные. Почта может попасть не по назначению или быть вскрыта.

Если вы случайно отправили сообщение не по адресу, не теряйте время и попытайтесь остановить отправление. Если уже поздно все отменить, извинение — лучший и часто единственный способ загладить вину. В процессе подготовки к извинению убедитесь, с какого компьютера отправлено сообщение и стоит ли там ваша подпись. Если переложить вину на случайного пользователя невозможно — ищите уважительные причины.