5. План подготовки пресс-конференции

5. План подготовки пресс-конференции

А) До конференции

1. Сформулировать информационный повод пресс-конференции.

2. Выработать согласованную позицию организаторов по информационному поводу.

3. Обозначить цели пресс-конференции.

4. Найти название пресс-конференции.

5. Назначить ведущего и участников пресс-конференции, поставить перед ними конкретные задачи. В ряде случаев пишется сценарий, готовятся основные вопросы, которые задаются по ходу пресс-конференции (если только не предусмотрен формат брифинга).

6. Подготовить, при необходимости, доклад (доклады) участников пресс-конференции.

7. Приготовить справочные данные – цифры, факты, цитаты, выдержки из документов.

8. Подготовить анонс пресс-конференции для информирования общественности и приглашение для журналистов.

9. Подготовить пресс-кит, включающий информацию по сути проблемы, тезисы выступлений, справочные данные о выступающих и мероприятии.

10. Выбрать место для проведения пресс-конференции.

11. Согласовать с выступающими план проведения конференции.

12. Разослать анонс по средствам массовой информации, опубликовать на веб-сайте компании.

13. Пригласить журналистов. Обычно существует список активно работающих по данной проблематике авторов. Рассылка в данном случае осуществляется автоматически. Некоторые журналисты аккредитуются на отдельные мероприятия, например, связанные с итогами премий. Тогда происходит индивидуальная аккредитация в связи с конкретным поводом. Возможно оформление приглашения после сообщения о дате мероприятия, если издание является новым или ранее не давало подобные публикации. Следовательно, формируется специальный информационный файл или издательская база, где по установленной схеме происходит оформление журналиста.

14. Подготовить зал для проведения пресс-конференции.

15. Подготовить, при необходимости, фуршет для участников пресс-конференции.

Б) После конференции

1. Подготовить и разослать журналистам краткую запись важнейших выступлений и пресс-релиз по результатам проведения пресс-конференции.

2. Подготовить ответы на вопросы, которые остались без ответа на пресс-конференции, и передать их заинтересованным журналистам.